郵便局がOkippaがあるのに入れてくれない、配達されない、持ち帰られたときの対応方法

Okippaがあるのに配達されない…繰り返される「持ち帰り」に疲れた人へ

Okippaを設置していても、なぜか荷物が入れられず、結局「持ち帰り」にされる――。

この状況、実際に体験するとかなりのストレスになります。

特に、Amazonなどの配送通知で「配達完了になっていない」ことに気づき、追跡を確認したら「持ち帰り」だったときのがっかり感は、言葉になりません。

しかも、これが一度きりならまだしも、何度も繰り返されると、「なぜ置き配が正式に認められているのに、いつまでも現場で対応してくれないのか？」と疑問を感じずにはいられません。

今回の記事では、実際にこの状況を経験し、改善までに至った“効果のあった対応方法”を具体的にご紹介していきます。

一度だけならともかく、何度も続くと「なぜ？」が募る

初めて「Okippaに入れてもらえなかった」日。正直なところ、「まぁ配達員のミスかな」と思って済ませました。

でも、同じことが2回、3回、4回と続くと、話は変わってきます。

「こちらは設置場所も明示して、受け取りの意思も示しているのに、なぜ繰り返し持ち帰られるのか？」と、徐々に不信感が募ります。

その都度、不在票を見て郵便局に電話し、事情を説明し、「次から気をつけます」と言われる。

でも、次もまた同じように置き配されない。

これを繰り返すうちに気づいたのは、「口頭でのやり取りでは、何も変わらない」という現実です。

郵便局側は「対応した」という記録を残せるだけで、実際の運用改善にはつながらない。

その結果、「また持ち帰り」という負のループから抜け出せなくなっていました。

原因はこっちじゃない。「設置ミス」より圧倒的に多い“運用側の問題”

「Okippaに入れてもらえないのは、自分の設置の仕方が悪いのかもしれない」

最初はそう考えてしまう人も多いと思います。でも、実際に何度もこの問題を経験して感じたのは、利用者側の不備よりも、郵便局側の運用や配達員の判断ミスが原因であることのほうが圧倒的に多いということ。

しっかりと見える位置に設置しているのに、配達員が気づかず、または「これは使っていいのか」と判断できずに持ち帰ってしまう。

これはもう、個人の設置ミスではなく、制度として現場に浸透しきっていない運用の問題です。

「Okippaを知らない配達員」「判断ができない体制」のリアル

置き配バッグ「Okippa」は、日本郵便が公式に案内している“置き配対応ツール”です。

にもかかわらず、現場の配達員の中には、そもそもOkippaが何なのかを知らない人すらいます。

地域に慣れた配達員であれば問題なく置き配してくれていたのに、応援要員や初めて担当する配達員になると、Okippaがあってもスルーされ、荷物は持ち帰られる。

このように、配達員によって対応がブレる現実があります。

制度上は「置き配可能な荷物」であり、「Okippa対応OK」とされているにもかかわらず、現場での判断が人によって異なる＝ルールが徹底されていないということです。

特に厄介なのは、「置いてもいいのかどうか」の判断が現場に丸投げされている点。

責任を取りたくない配達員は、少しでも不安があると「持ち帰る」という選択をします。

結果として、「制度はあるけど、運用されない」という矛盾した状況に陥ってしまうのです。

電話対応では何も変わらない理由――「対応したフリ」が組織の限界

Okippaに入れてもらえないたびに、郵便局に電話をして「事情を説明→謝罪→再発防止をお願いする」という流れを繰り返していました。

でも現実は…何も変わらない。

なぜか？

それは、電話による対応が記録として残らない＝組織として動かないからです。

電話口の担当者はその場で「担当に伝えます」「次回は気をつけます」と言ってくれる。

けれど、実際の現場には徹底されず、また同じように持ち帰られる。

つまり、個別の応対で終わってしまい、局としての改善行動に繋がらないのです。

さらに厄介なのが、電話でクレームを入れても、郵便局内では「対応済み」と記録されてしまう点。

それ以上、再発防止策を取る必要がなくなり、事実上、案件は“処理済み”扱いになる。

これはもう、「対応したフリ」にしか過ぎません。

「電話をかければ何とかなるだろう」という希望は、組織相手には通じません。

本当に状況を変えたいなら、「書面」で記録を残し、「組織全体で対応せざるを得ない形」に持っていく必要があります。

私が実際にやった対応：書面提出で状況が動いた話

電話で何度も問い合わせても改善されなかった「Okippaに入れてもらえない問題」。

さすがに4回目ともなると、もう電話対応に限界を感じました。

ここで初めて、「正式な書面で対応を求めよう」と動いたのです。

やったことはシンプル。

Okippaを設置していること、持ち帰りが繰り返されていること、再発防止を求めることを、事実ベースで整理し、局長宛ての文書として提出しました。

結果的にこれが、停滞していた状況を一気に動かすことにつながりました。

4回目の持ち帰りで書面提出を決意。窓口経由で集配局へ

当日の午前、また「配達完了」になっていない通知に気づき、追跡を確認すると…やはり「持ち帰り」。

これで4回目です。さすがに我慢の限界を感じ、電話ではなく書面で正式に対応を求めることを決意しました。

対応としては、近隣の別の郵便局の窓口に行き、対象の集配局の局長宛てに文書を提出。

この文書には以下のような内容を記載しました：

• Okippaは既に設置していること

• 配達可能な状態にもかかわらず、累計4回、持ち帰られていること

• 今後、原因の説明と再発防止策を文書で回答してほしいこと

• 電話ではなく、今後は書面でのやり取りを希望すること

書面は集配局に持っていかなくても大丈夫です。近くの郵便局に渡すだけ。もちろん、切手も不要です。

つまり、こちらがわざわざ出向かなくても、郵便局内のルートを使って確実に届けてもらえる形が整っているわけです。

この時点で、ようやく「ちゃんと対応が動き出すかもしれない」という手応えがありました。

本部には「書面を出した」事実だけを写真付きで共有

局長宛ての書面を提出したあと、同じ文書を日本郵便の本部にも送った…というわけではありません。

あくまでも本部への連絡は、「集配局の局長宛てに正式な書面を提出した」ことを知らせるための報告でした（もちろん、持ち帰りされた苦情は最初にメールで連絡済み）。

具体的には、以下の内容を含めたメールを日本郵便のお問い合わせ窓口宛てからの返信に対して報告：

• 書面を提出したことの報告

• 書類と封筒の写真を添付（証拠として）

• 新たな要求は一切せず、「状況共有」が目的であることを明記

ここでのポイントは、何かを要求するのではなく、「記録を残す」という姿勢です。

郵便局と本部の両方に履歴が残ることで、どちらか一方が「知らなかった」「聞いていない」と言い逃れできなくなります。

また、「書面対応を求めています」というスタンスを明確にしたことで、以降の対応も口頭ベースでは進めにくくなります。

この「形を整える」行為こそが、後に状況を動かす大きな一手となりました。

※集荷、配達内容の変更等については、メールお問い合わせでは対応しておりません。　とありますが、Okippa持ち帰りの件は集荷ではなく、苦情です。経験上、電話よりもメールがおすすめです。電話はハズレの対応がまれにあります（適当なことを言われたこともあります）。

書面提出の数時間後、追跡ステータスが「配達中」に切り替わった

書面を近隣の郵便局窓口に提出し、それが集配郵便局の局長宛てとして回送された数時間後。

Amazonの注文管理画面を確認すると、追跡ステータスがそれまでの「持ち帰り」から「配達中」へ切り替わっていることに気づきました。

この間、郵便局からの連絡は一切なく、本部からのメール返信も未着の状態。

つまり、こちらからは「書面を提出したことを知らせた」だけで、特に働きかけをしていません。

にもかかわらず、追跡が動いたという事実は、内部で何らかの指示が出た可能性が極めて高いことを示しています。

とにかくまずは「配達だけでも完了させよう」といった動きがあったと見るのが自然です。

この変化は偶然ではありません。電話やメールでは何も変わらなかった状況が、“書面を出した”というだけで突然動き出した。

この事実だけでも、「書面対応には意味がある」という証明になると感じました。

配達完了を急がせた内部連絡があったと考えるのが自然

こちらから本部に送ったのは「書面を提出した」という報告メールのみ。しかも、そのメールには「新たな要求」も「返信希望」も書いていません。

ただ事実を伝えただけです。それなのに、その後まもなく追跡ステータスが変わり、実際に配達されました。

このタイミングから考えても、本部が“返答前に”内部で動いた可能性が高いと見ています。

おそらく「この件は記録に残る。未配達のままだとマズい」という判断があったのでしょう。

そうでなければ、それまで何度もスルーされていた配達が、このタイミングで急に完了する理由が見当たりません。

もちろん、こちらとしては何も文句を言っていませんし、脅しのようなことも一切していません。

淡々と記録を残しただけで、組織が“動かざるを得なくなった”。

まさにそれこそが、電話や口頭では実現できなかった大きな違いだったのです。

なぜ「書面」で伝えるべきなのか？言葉より記録が動かす現実

「書面なんて大げさでは？」と思う方もいるかもしれません。

でも、電話や口頭では、どんなに丁寧に伝えても“記録が残らない”という決定的な弱点があります（電話の録音は日本郵便のためで、あなたの味方ではありません）。

郵便局という組織に対して、「変えてほしい」と伝えるには、“伝えた証拠”を残すことが不可欠です。

書面を提出するという行為には、「これは曖昧なクレームではなく、正式な要求です」という明確なメッセージが含まれています。

それだけで、対応が「個人」から「組織」へと切り替わる。

ここが電話とは決定的に違うポイントなのです。

「電話で十分」と思っていない？それ、記録にすら残ってません

「電話で伝えたから大丈夫」「謝ってもらったから、もう大丈夫」

そう思っていた自分が、一番何も変わらない対応に苦しんでいたと気づきました。

電話で問い合わせると、郵便局の担当者は丁寧に対応してくれます。

「すみません、次回は気をつけます」と謝罪もされるし、内容も聞いてくれる。

でも問題はそのあとです。その情報が“どこにも記録されない”のです。

局内では「電話対応済み」として内部処理されて終わり。

それが何度繰り返されても、個別対応としての扱いにしかならず、再発防止策や全体的な運用改善にはつながりません。

さらに、担当者が異動したり、次の配達員に情報が共有されていなければ、また最初からやり直し。

これでは、配達のたびにストレスが増えていくだけです。

書面であれば、誰が見ても内容が残る。

後からでも見返せるし、文書としての「証拠」が残る。

つまり、組織が“無視できない形”で伝えることができるというわけです。

「書面で回答をください」と書くだけで、対応が変わる理由

電話で話すだけでは、「言った・言わない」の水掛け論になりがちですが、「書面で回答をください」と明記するだけで、対応の空気がガラッと変わります。

なぜなら、「書面で回答する」ということは、郵便局側にとっても責任を持った回答として正式に記録を残すことを意味するからです。

実際、私が提出した書面には「電話でのやりとりではなく、今後の対応は書面でお願いします」とはっきり書きました。

これは感情的な要求ではなく、「記録に残したい」「口頭で流されないようにしたい」というシンプルな意思表示です。

すると、郵便局側も“応対したことを記録として残す必要がある”と認識せざるを得なくなります。

その結果、曖昧な対応がしづらくなり、まずは配達を完了させよう、問題を放置しないようにしようという流れが生まれました。

ここで重要なのは、「内容のクレーム」よりも「形式を整えること」。

「書面をもって対応をお願いする」「回答も書面で求める」――たったこれだけで、局側の対応が“曖昧な個人処理”から、“記録に残る組織対応”へと切り替わります。

【実例あり】書面を出す時のポイントと文面構成

「書面で伝える」といっても、どう書けばいいのか分からない…という方も多いと思います。

でも実際にやってみて分かったのは、難しい言葉や法的な文章なんて一切いらないということ。

必要なのは、事実を整理して、落ち着いて書くことだけ。

むしろ、感情的な言葉や攻撃的なトーンは逆効果になることもあります。

このパートでは、私が実際に提出した書面の内容をもとに、

• どういう内容を書いたのか

• どういう構成にしたのか

• どこに出せばいいのか
  といった実践的なポイントを、例文付きでご紹介します。

事実を淡々と、感情を排して書くのがコツ

書面に書くべきことは、たった3つです。

1. 置き配（Okippa）が設置されていること

2. それにもかかわらず、配達されずに持ち帰りが繰り返されている事実

3. 原因の説明と再発防止策を、書面で回答してほしい旨

感情的に怒りをぶつけたり、誰かを責めたりする必要はありません。

むしろ、そうした文面は相手にとって“ただのクレーム”として処理されてしまう可能性があります。

私が意識したのは、とにかく淡々と、事実と要望を記録として残すこと。

「こちらは冷静に事実を整理し、正式に記録を求めている」

その姿勢が伝わることで、対応の温度感も変わってくると実感しました。

管轄局の局長宛て＋本部共有の2段構えが効く

実際に私が行ったのは、「郵便局の局長宛てに書面を提出」し、その事実を「日本郵便本部にも共有」するという2段構えの対応でした。

まず、書面の宛先は「管轄の集配郵便局の局長」。

直接その局に行かなくても、近隣の別の郵便局の窓口に提出すれば、内部ルートで回送してくれます。

これは、郵便局同士のネットワークを使った正式な手続きなので安心です。

次に、その書面を提出したあと、本部にも「書面を出したこと」をメールで報告しました。

ここでのポイントは、「新たな要望を出す」のではなく、局長宛に書面を提出したという“事実を記録として本部にも残す”ことです。

この二重の対応により、郵便局側としては「上にも共有されている」「放置できない案件」だと認識せざるを得なくなります。

結果として、実際にそれまで動かなかった状況が動き、配達も再開されました。

丁寧に、でも淡々と、形式を整えて動くことで、組織に響かせる。

それが一番効果的だったと実感しています。

無言で置き配されたあと、それで終わりにしない方がいい理由

書面を出してから数時間後、追跡ステータスが「配達中」に変わり、荷物は無言でOkippaに置かれていました。

これまで何度もスルーされていたのに、突然何も言わずに配達される――これは間違いなく、何らかの内部対応があった結果でしょう。

でも、それで終わりにしてしまっては、「配達されたからOK」→「対応完了」と、また組織側の都合で処理されてしまいます。

こちらとしては、原因の説明と再発防止策を“書面で”求めているわけですから、配達が済んだとしても、「なぜ起きたか」「今後どうなるか」についての回答は受け取るべきです。

対応が動き始めた今こそ、書面での回答を促し、次にまた同じことが起きたときの“記録”を残しておくべきタイミングです。

回答は「内容より出たこと」が重要。それが次回の“盾”になる

実は、書面で求めた回答の内容そのものは、それほど完璧でなくても大丈夫です。

重要なのは、「書面での回答を受け取ったという事実」が残ることです。

例えば、「今後は適切に対応いたします」程度の形式的な文面でも、それが公式な回答として残れば、次回以降のトラブル時に“盾”になります。

もし再度同じ問題が発生した場合、こちらは「以前に書面で問題提起し、局側が正式に再発防止を約束している」という証拠を示すことができます。

この「文書があるかどうか」は、組織相手に対応を求める際に非常に大きな意味を持ちます。

単なる口頭の約束とは、重みも残り方も全く違うのです。

だからこそ、配達されたから終わり、ではなく、“回答をもらって初めて一段落”と考えるべきです。

対応が始まったからこそ、最後までしっかり記録として残しておきましょう。

✅ まとめ｜怒らず、諦めず、書面で正しく伝えることが一番強い

今回の記事ではこんなことを書きました。以下に要点をまとめます。

要点まとめリスト

• Okippaを設置していても、持ち帰りが繰り返されるケースは珍しくない

• 原因の多くは、配達員個人や運用体制の問題で、利用者の設置不備ではない

• 電話対応では何度伝えても「記録が残らず」何も変わらない

• 正式な書面を局長宛に提出することで、組織対応に切り替わる

• 書面提出後、配達ステータスに動きが出るなど、状況が目に見えて変化した

• 本部にも「提出した事実」を共有しておくことで、記録を二重に残せる

• 配達が済んでも、書面での回答を求める姿勢を崩さないことが重要

• 回答の内容より「文書で回答させた事実」を残すことが、次の対策になる

「配達されなかった」という問題の裏には、“制度と現場のズレ”という構造的な原因があります。

感情的に責めても相手は変わりません。だからこそ、淡々と、冷静に、形式を整えて記録に残す。

それが、あなたの大切な荷物を守る最も確実な方法です。

郵便局に出した実際の書面文面はこちら

以下は、郵便局に対して正式な対応を求める際に使用できる、一般的かつ再利用可能な文面の例です。

事実を淡々と記載し、感情を抑えて要望を明確に伝える構成になっています。

「電話ではなく書面での回答を希望する」こともポイントです。

📄 郵便局長宛て 書面テンプレート

○○郵便局 局長様

いつも郵便配達業務にご尽力いただき、誠にありがとうございます。
下記の件につきまして、正式にご対応をお願いしたく、本書面を提出いたします。

【件名】置き配に関する対応についてのお願い

【内容】

当方では、指定場所に「Okippa（置き配対応バッグ）」を常設しており、郵便局のゆうパック等における置き配に対応できる状態を整えております。

しかしながら、直近において複数回にわたり置き配が実施されず、荷物が持ち帰られる事象が発生しております。

設置状況に問題がないにもかかわらず、配達員により置き配がされず、結果として荷物の受け取りが遅延しております。

つきましては、以下の点についてご確認およびご対応をお願いいたします。

【要望事項】

1. なぜ置き配が実施されなかったのか、原因のご説明

2. 今後同様のことが発生しないよう、再発防止策のご提示

3. 上記2点について、お電話ではなく書面でのご回答をお願いしたい旨

本件は記録を残す目的で、書面でのやり取りを希望しております。

お忙しいところ恐縮ですが、誠意あるご対応をいただけますと幸いです。

令和○年○月○日
ご依頼者氏名：〇〇〇〇
ご住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇　〇〇市〇〇町〇〇番〇号
連絡先（任意）：メールまたは書面の返信先住所

※この文書は、郵便局の窓口にてご提出ください。郵送や切手の貼付は不要です。